Положение о защите персональных данных

ПОЛОЖЕНИЕ

О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ООО «НЗБП»

  

1. Общие положения 

1.1. Положение о защите персональных данных работников ООО «НЗБП» разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и нормативно-правовыми актами, действующими на территории РФ.

1.2. Настоящее Положение устанавливает порядок осуществления операций (получения, обработки, передачи, использования, блокирования, хранения и ликвидации) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.

1.3. Настоящее Положение вступает в силу в момент его утверждения отдельным приказом генерального директора ООО «НЗБП» и действует бессрочно до замены новым локальным правовым актом аналогичного назначения. 

1.4. Все сотрудники ООО «НЗБП» должны быть ознакомлены с настоящим положением под подпись.

1.5. Ограничение несанкционированного доступа к персональным данным обеспечивается ООО «НЗБП» и снимается в момент их обезличивания, а также по истечение 75 лет их хранения, если иное не установлено законом или решением руководства предприятия.

1.6. Основным инфраструктурным ресурсом ООО «НЗБП» для осуществления операций с персональными данными являются информационные системы, представляющие собой:

- комплексы автоматизированной обработки персональных данных (позволяющих осуществлять операции с персональными данными в виде файлов, доступ к которым регулируется в соответствии с положениями локальных правовых актов предприятия, федеральных, региональных и муниципальных НПА);

- документацию на бумажных носителях (доступ к которым также осуществляется в соответствии с положениями локальных правовых актов и законодательства РФ).

 

2. Получение и обработка персональных данных работников 

2.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника.

Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в законодательстве.

2.2. При поступлении на работу работника заполняется личная карточка, в которой указываются следующие сведения:

– пол;

– дату рождения;

– семейное положение;

– отношение к воинской обязанности;

– местожительство и домашний телефон;

– образование, специальность;

– предыдущее(ие) место(а) работы;

– иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя.

2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях.

2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

2.7. Личная карточка работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел и ответственный за ведение личных дел возложено на юрисконсульта.

2.8. Помимо вышеуказанных персональных данных к ним относится фотоснимок. Фотоснимок является визуализированным способом передачи информации и может использоваться для идентификации личности любого человека. Именно поэтому фото относится к персональной информации сотрудника и на него распространяются правила обработки данных, изложенных в нормах актуального российского законодательства.
Разрешение на передачу, размещение и обработку фотографии работника организации должно быть получено в письменной форме и представляет собой заявление, в котором работник указывает, что он не возражает против использования его фотоснимка в интересах организации. В этом документе также обязательно должна быть указана дата и адрес веб-ресурса, на котором будет опубликовано фото. Только после этого снимки работников могут быть размещены на корпоративном веб-сайте и других веб-источниках, что существенно увеличит его посещаемость и повысит уровень доверия клиентов и репутацию организации.

 

3. Операции с персональными данными

3.1. Настоящее положение устанавливает, что ООО «НЗБП» осуществляет следующие операции с персональными данными работников:

- получение;

- обработка;

- передача;

- использование;

- блокирование;

- хранение;

- ликвидация.

3.2. Под получением персональных данных понимается последовательность действий, связанных с установлением достоверности соответствующих данных, а также размещением их в информационных системах ООО «НЗБП».

3.3. Под обработкой персональных данных понимается прочтение, корректировка или дополнение соответствующих данных, совершаемые уполномоченным лицом ООО «НЗБП».

3.4. Под передачей персональных данных понимается операция:

- по адресному размещению соответствующих данных на носителях и серверах, доступ к которым имеют сотрудники ООО «НЗБП», либо третьи лица;

- по размещению персональных данных в источниках внутрикорпоративного документооборота;

- по опубликованию в интересах предприятия персональных данных о работнике в СМИ или на серверах интернета в соответствии с нормами законодательства.

3.5. Под использованием персональных данных понимается: действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.

3.6. Под блокированием персональных данных понимается временный запрет на осуществление каких-либо операций с персональными данными, которые находятся в информационных системах организации, в случаях, предусмотренных положениями локальных правовых актов ООО «НЗБП» и законодательства РФ.

3.7. Под хранением персональных данных понимается совокупность операций, направленных на обеспечение целостности соответствующих данных посредством их размещения в информационных системах ООО «НЗБП».

3.8. Под ликвидацией персональных данных понимается операция по изъятию соответствующих данных из информационных систем ООО «НЗБП», а также обеспечению невозможности их восстановления.

 

4. Порядок осуществления операций, организация доступа и хранение персональных данных

4.1. Получение персональных данных (документов, на которых они зафиксированы) осуществляется непосредственно от сотрудника организации.

4.2. Доступ без ограничений к персональным данным работника имеют:

- директор предприятия;

- главный бухгалтер;

- юрисконсульт.

К тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций:

- менеджер по сбыту и снабжению;

- бухгалтер.

4.3. Обработка персональных данных сотрудника может осуществляться только с его письменного согласия за исключением тех случаев, что предусмотрены подп. 2-11 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

4.4. Передача персональных данных сотрудника осуществляется с учетом специфики конкретной информационной системы (далее – ИС).

4.4.1. Если используется цифровая ИС (предназначенная для автоматизированной обработки персональных данных), то передача данных осуществляется по защищенным каналам связи.

4.4.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то передача данных осуществляется посредством перемещения или копирования содержимого данных носителей при участии сотрудников предприятия, имеющих доступ к соответствующей ИС, который устанавливается отдельным локальным правовым актом.

4.5. Блокирование персональных данных на предприятии осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.

4.5.1. Если используется цифровая ИС, то блокирование данных осуществляется посредством закрытия доступа к файлам.

4.5.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то блокирование данных осуществляется посредством закрытия доступа к соответствующей ИС для определенных групп работников.

4.6. Хранение персональных данных осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.

4.6.1. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках. Личные дела и личные карточки находятся в отделе кадров.

4.6.2. Персональные данные работников хранятся в электронном виде в локальной компьютерной сети.

4.6.3. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях.

4.7. Ликвидация персональных данных осуществляется с учетом специфики конкретной ИС.

4.7.1. Если используется цифровая ИС, то ликвидация данных осуществляется посредством их удаления с ПК юрисконсульта, а также серверов.

4.7.2. Если используется ИС на основе бумажных носителей, то ликвидация данных осуществляется посредством уничтожения соответствующих носителей с помощью специальных технических средств.

 

5. Обязанности сотрудников, имеющих доступ к персональных данным

5.1. Работники ООО «НЗБП» и другие лица, имеющие доступ к персональным данным, обязаны:

- осуществлять операции с персональными данными при соблюдении норм, установленных настоящим положением, а также федеральных, региональных и муниципальных НПА;

- информировать директора предприятия о нештатных ситуациях, связанных с операциями с персональными данными;

- обеспечивать конфиденциальность операций с персональными данными;

- обеспечивать сохранность и неизменность персональных данных в случае, если выполняемая задача не предполагает их корректировки или дополнения.

 

6. Права работников в части осуществления операций с персональными данными

6.1. Работник ООО «НЗБП», передавший организации свои персональные данные, имеет право:

6.1.1. на получение доступа к соответствующим данным в любой момент в целях осуществления необходимых операций с ними;

6.1.2. на бесплатное получение копий файлов или бумажных носителей, содержащих персональные данные;

6.1.3. требовать от организации дополнительной обработки, блокирования или ликвидации персональных данных, если операции с ними противоречат интересам работника, осуществляются незаконно, а также в случае, если персональные данные недостоверны;

6.1.4. получать от организации информацию о лицах, имеющих доступ к персональным данным, а также о статистике обращений к персональным данным с их стороны;

6.1.5. получать от ООО «НЗБП» информацию о дополнительной обработке, блокировании или ликвидации персональных данных, осуществленных по инициативе предприятия.

6.2. Работники ООО «НЗБП», имеющие доступ к персональным данным сотрудников организации, имеют право:

6.2.1. на приобретение полномочий, необходимых в целях осуществления операций с персональными данными;

6.2.2. на получение консультационной поддержки со стороны руководства и других компетентных сотрудников в части осуществления операций с персональными данными;

6.2.3. на отдачу распоряжений и направление предписаний сотрудникам, передающим персональные данные организации, связанных с необходимостью предоставления дополнительной или уточняющей информации в целях обеспечения корректного осуществления операций с персональными данными.

 

 7. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников 

7.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом.

7.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.

7.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от работодателя разъяснений.

 

8. Ответственность за нарушение правил осуществления операций с персональными данными

8.1. Работники ООО «НЗБП» при осуществлении операций с персональными данными несут административную, гражданско-правовую, уголовную ответственность за нарушения правил осуществления операций с персональными данными, установленных настоящим положением, а также нормами федерального, регионального и муниципального законодательства РФ.

8.2. Правовые последствия нарушений правил осуществления операций с персональными данными определяются исходя из локальных норм ООО «НЗБП», а также положений законодательства РФ.